【導入事例】複雑なシフト調整のストレスから解放！「QシフトV3」で作成者の負担削減とシフト確定までの期間を大幅に短縮
施設紹介
岐阜・西濃エリアを支える福祉の基盤と、ご利用者にとって「優しい施設」づくりへの挑戦
新生会様は、岐阜・西濃エリアを中心に特別養護老人ホームやデイサービスなどの福祉事業を幅広く展開しています。さらに、自ら医療福祉専門学校を運営することで地域を支える介護・医療の専門人材育成にも注力。多世代交流イベントの開催をはじめとする地域に開かれた環境づくりを推進し、働きやすさの観点でも岐阜県から高い評価を受けています。
豊かな自然環境と恵まれた生活環境が広がる岐阜・西濃エリアにおいて、新生会様は「他人の痛みに寄り添う心」を大切にしながら、多様な介護ニーズに応える施設・サービスを展開。これから訪れる時代に対応できる、ご利用者にとって「優しい施設」づくりに日々挑み続けています。
- サンビレッジ瑞穂 / もやいの家瑞穂 / サンビレッジほづみ駅前
- サンビレッジ新生苑 / サンビレッジ大垣
| お話しを伺った方 | サンビレッジ瑞穂・もやいの家瑞穂 役職者様 |
|---|---|
| 提供サービス | 特別養護老人ホーム / グループホーム / デイサービス |
| 勤務表サイクル | 1日始まり（1日〜末日） |
| 導入システム | シフト自動作成・管理システム「QシフトV3」（他社システムより刷新・一部新規導入） |
導入概要
| 課題 | フロア内での複雑な勤務条件（適性配置・組み合わせルール）や個人の希望への配慮による作成時間の膨大化、修正頻発による配布遅延（当月直前まで完成しない）、作成者の精神的負担 |
|---|---|
| 導入成果 | 翌月分勤務表におけるシフト確定までの期間を大幅に短縮。作成者の心理的ストレス軽減とともに、ユニット間や現場業務・ご利用者対応の時間を創出 |
導入前の課題
シフト作成の連鎖修正、配布遅延、そして作成者の心理的限界
ユニットを運営する傍ら、スタッフごとの勤務希望、休日、固定休み、ユニット内の組み合わせNGルールや適性配置など、多岐にわたる条件を一つひとつ確認しながらシフトを作成していました。
- 膨大な作成時間と修正の連鎖
1人分の勤務を変更するとユニット全体や他フロアへ影響が及ぶため、何度も全体バランスを再調整する必要がありました。1日ずつ人員を確保する方式をとっていたため、連勤や必要な勤務シフトの抜け・漏れ発生リスクが高く、修正に多大な時間を奪われていました。 - 配布の遅延と当日のバタつき（もやいの家瑞穂）
調整作業が長引く結果、翌月1日始まりの正式な勤務表の完成・配布が前月月末ギリギリになる月もありました。そのため、翌月頭の役割分担や調整が事前にできず、当日の朝になってから検討する状況が生じていました。 - 配慮の境界線と心理的ストレス（サンビレッジ瑞穂）
「どこまでスタッフ個人の要望に配慮すべきか」という基準づくりに悩み、現場リーダーや作成者にかかる精神的な負担も非常に大きい状態でした。
選定の決め手
他社システムからの乗り換えを決めた「過去データの互換性」「コスト軽減」「丁寧なサポート」
QシフトV3の導入前、サンビレッジ瑞穂では他社のシフト作成システムを使用していました。さらなる運用効率化とコスト最適化を図るため、複数の選択肢の中から「QシフトV3」への切り替えを決定しました。
- 過去勤務データの移行性
過去の勤務データをスムーズに読み込み、システムへ反映できる機能があったことが大きな決め手となりました。 - 運用コストの削減
現場に必要な機能を網羅しながらも、導入コスト・運用コストともに抑えられる点が、もやいの家瑞穂やサンビレッジほづみ駅前での新規導入を強力に後押ししました。 - 迅速で親身なサポート体制
相談対応がスピーディーなだけでなく、導入後も定期的に使用状況を確認してアドバイスをくれる点や、こちらの要望に対して必ず解決策を検討してもらえるサポート面での安心感が選定の理由です。
導入後の効果・変化
1. シフト確定までの期間を大幅に短縮！役割分担の可視化を実現（もやいの家瑞穂）
システムの高度な自動計算ロジックを活用することで勤務シフトの偏りが激減し、大幅な作業時短が実現しました。これまで月末までかかっていた翌月1日始まりの勤務表について、シフト確定までの期間を大幅に短縮できるようになりました。
「月末までには職員一人ひとりの現場での役割や動きをあらかじめ把握・可視化できるようになり、リーダー業務にも余裕を持って取り組めるようになっています。」
2. 「シフト作成」から「現場・ユニット全体を考える時間」へシフト（サンビレッジ瑞穂）
勤務シミュレーションを素早く確実に実行できるようになったことで、「この時間帯の人員は足りているか」「勤務配置に偏りがないか」を視視的に把握できるようになりました。
- 行事・レクリエーションの計画的な準備
あらかじめ勤務内容を把握できるため、地域の季節感を生かしたイベントや多世代交流をはじめとするレクリエーション活動の事前準備も計画的に行えるようになりました。 - 他フロア・ユニット間の早期調整とケアの充実
時間を短縮できたことで、他フロア・ユニットとの調整が早期から行えるようになり、ご利用者への手厚い対応やリーダー業務に注力できる環境が整いました。
3. 公平性の担保とチーム内のコミットメント向上
システム側で条件に合わせて客観的に組み上げるため、勤務シフトの偏りが少なくなり、スタッフからの要望や不満が減少しました。基準が明確になったことから、作成者の精神的な負担が大幅に軽減されたことも大きな成果です。
導入効果の比較まとめ
| 比較項目 | 導入前（他社システム利用時） | 導入後（QシフトV3） |
|---|---|---|
| 対象 | 各施設・ユニット（個別調整） | 「サンビレッジ瑞穂」「もやいの家瑞穂」「サンビレッジほづみ駅前」「サンビレッジ新生苑」「サンビレッジ大垣」などの利用施設でシステムを一元導入・管理 |
| 勤務表サイクル | 1日始まり（1日〜末日） | 1日始まり（1日〜末日） |
| 完成・配布時期 | 当月月末ギリギリになることも | 前月20日頃（大幅な前倒しを達成） |
| シミュレーション | 1人変更すると全体再調整で困難 | 高速・確実（全体像を素早く把握） |
| 勤務の偏り・公平性 | 手作業での再調整により偏りが発生 | システム自動計算で偏りが激減、不満も減少 |
| 生み出された時間 | 修正作業・再調整に浪費 | 事前準備、他フロア調整、ご利用者ケア |
休暇の調整や急な欠員への対応など、現場の判断が必要な場面では手動調整が向いているケースもあります。ですが、QシフトV3で普段の勤務表を正確に整えておくことで、「急な変更時も調整すべき箇所がひと目で分かり、手動での判断や対応が非常にスムーズになった」と運用のしやすさを感じています。
今後の展望
運用のさらなる高度化と、現場に寄り添う進化への期待
QシフトV3の導入により、勤務シミュレーションの高速化やシフト確定までの期間を大幅に短縮するなど、大きな効率化成果が生まれています。今後はさらに運用の習熟度を高め、システムが持つポテンシャルをフルに活かした業務最適化を目指していきます。
また、現場の声を迅速に吸い上げてアップデートを続ける開発・サポート体制にも大きな期待を寄せています。住みよい住環境と豊かな風土に恵まれた岐阜・西濃エリアにおいて、進化を続けるQシフトを活用しながら地域福祉の向上とご利用者にとって「優しい施設」づくりをさらに推進してまいります。