私達は、介護を必要とするすべての人びとが尊厳を持って、安心して自立した生活ができるよう支援するために、豊かな感性と使命感を持って邁進し、地域福祉の進展に寄与するとともに、働く喜びを共感できる組織づくりを目指す。
確固たる経営理念を掲げる社会福祉法人よこた福祉会 特別養護老人ホームむらくも苑様では、ご利用者様が「笑顔でその人らしい生活」を送れる環境を未来へ繋ぐため、シフト管理業務の抜本的な改革を推進されました。
業界内でも早くから生産性向上に取り組んでこられた同施設が、次なる「組織の変革」の手段として選んだのは、現場の多様なニーズに寄り添う「QシフトV3」でした。今回は同施設課長補佐 高野様に、施設運営の持続可能性を追求する組織変革の軌跡と、その舞台裏について詳しく語っていただきました。
当施設では、早くから業務の生産性向上に注力し、様々な効率化の取り組みを重ねてきました。その中で、次のステップとして浮き彫りになったのが、属人的な調整作業に頼らざるを得なかったシフト管理の壁です。
現場の疲弊を招きかねないこの課題を、私たちは「単なる事務作業の効率化」として捉えるのではなく、「組織の持続可能性を支える重要な経営課題」と位置づけました。これまでの生産性向上の歩みをさらに一歩進め、働きやすい環境を自分たちの手で作り上げるという強い意志のもと、業務プロセスの抜本的な刷新を断行したのです。
数あるシステムの中からQシフトV3を選んだのは、私たちの悩みにどこまでも真摯に耳を傾けてくれた、抜群の安心感でした。
その信頼感は、検討段階の早期から既に始まっていました。当施設のような特養における「夜勤従事回数統計」をはじめとした、労務環境の可視化に関する綿密な導入支援資料を事前に提示していただけたのですが、これが社内でも大変好評で、「ここまで特養の現場事情を深く理解し、対策を考えてくれるのか」と驚かされました。
さらに有り難かったのは、実際の導入準備にあたり、スタッフの健康を守るための「適切な夜勤の間隔を実現する細かなシステム設定」を、サポートの一環として開発会社側にすべてお任せして実施してもらえたことです。こうした複雑な初期設定を代行してもらえる安心感があったからこそ、スムーズに運用をスタートできました。
実際の運用が始まってからも、開発会社にありがちな専門用語で一方的に説明されることは一切なく、私たちの言葉で現場の悩みに一緒になって整理し、一人ひとりの定着を丁寧に支えてくれました。この「売って終わり」ではない、どこまでも現場の味方でいてくれる手厚い伴走体制こそが、成功を導いた最大の鍵です。
導入後、シフト作成は勤務時間内に余裕を持って完結できるようになりました。効率化によって生まれた貴重な時間は、ケアの質向上やご利用者様と丁寧に向き合う時間へと還元されています。スタッフが心身ともに充実した状態で働くことが、より安定したサービス提供へとつながっています。
システム導入の効果を最も実感したのは、勤務表提出の締め切り2日前に急な欠員が判明したときでした。以前であればパニックになり、膨大な手作業での再調整に追われるところでしたが、QシフトV3の自動生成機能をフル活用することで、迅速かつ冷静に、即座に対応を完了させることができたのです。
こうした突発的な事態にも揺らがない堅牢な基盤のもと、現在はさらなる運用のブラッシュアップを鋭意推進しています。その一環として、これまで特定のベテランに頼りがちだった勤務表作成業務を、未経験者2名による「ローテーションジョブ」へと移行させました。
あえて未経験者が業務を担当することで、これまでの慣習や先入観による「作業のムラやムダ」を徹底的に省いて最適化することができると考えています。「誰もがシステムを通じて客観的かつ適切に業務をこなせる組織づくり」を体現するこの取り組みは、業務の標準化を加速させ、当施設の新たな強みとなっています。
私たちが特に重要視しているのが、システムを活用した先々の計画検証です。職員の休暇取得やリフレッシュ計画を事前にシミュレーションすることで、ケアの質を落とさずにスタッフが休息できる配置を論理的に導き出しています。
おかげで、以前は調整の難しさから諦めていた「スタッフの親睦社内旅行」も、事前に余裕を持って計画できるようになりました。このように「人」を主語にしたデータ活用が、私たちの持続可能な経営理念の体現を支えています。